ARROWS
Servicios
de digitalización
Transforma grandes volúmenes de documentos físicos (papel) en digital y goza de todos sus beneficios.
¿Quienes somos?
Empresa mexicana dedicada a la digitalización de documentos físicos (archivo) y el correcto almacenamiento en dispositivos electrónicos brindando seguridad, productividad y descentralización de la información
Nuestros Servicios
1) Recopilación de documentos y validación de contenido
2) Concentramos información en nuestras instalaciones
3) Revisión, conocimiento y preparación de los documentos
4) Digitalización
5) Recuperación de la información
6) Entrega de información en disco duro o dvd
7) Devolución de documentos
consideraciones
Los pasos 1 y 2
Pueden realizarse en sitio, (instalaciones del cliente)
El paso 6
Puede incluir consulta por medio de filtros (previa cotización), la base digitalizada puede ser creada en el servidor del cliente si así se solicita o proveer el servicio de almacenamiento en la nube (previa cotización)
El paso 7
Puede incluir destrucción de documentos innecesarios (previa cotización)
seguridad en los datos
Los papeles son sujetos a daños internos (desgaste, cortes, humedad), daños externos (incendios, inundaciones), su digitalización ayuda a tener siempre óptima la información.
Los archivos digitales permanecen siempre disponibles.
Documentación digitalizada
Tiene grandes beneficios tales como que puede ser consultada por diversas personas, desde ubicaciones remotas, se disminuye el tiempo de búsqueda para su revisión, además de la facilidad con la que se pueden realizar análisis y extracción de información de acuerdo a las necesidades particulares de cada usuario. Asimismo, se eliminan los riesgos de deterioro o pérdida de los documentos originales, y se disminuyen los espacios requeridos para almacenar los documentos físicos.
Productividad Incrementada
La información oportuna permite toma de decisiones en tiempo y forma, disponible a los niveles autorizados, mejora su rendimiento.
Propicia fluidez en los ambientes de trabajo, simplifica tareas al hacerlas agiles y automatizadas.
Acceso ágil a la información
Consultas realizadas con un explorador o por medio de filtros disponibles solo a los niveles de seguridad que se definan.
Los archivos están ordenados y estandarizados, permiten su consulta de forma simultánea.
Ahorro de espacio
Al evitar almacenaje e impresión de documentos el espacio obtenido puede ayudar a crear mejores zonas de trabajo o redistribuir las zonas actuales.
Recopilamos sus documentos, validamos el contenido
Esta fase considera la incorporación de todo el material a procesar (o etapas parciales de entrega), la cual viene clasificada y ordenada para que así sea procesada, Arrows revisa contra listas proporcionadas por el cliente la información recopilada para confirmar la correcta entrega/recepción de la documentación.
Concentramos información en nuestras instalaciones o en las oficinas del cliente
Considera la recopilación de la documentación perfectamente clasificada y ordenada en una ubicación física determinada y acordada con el cliente, que cuente con las características adecuadas (espacio, mobiliario, electricidad, iluminación, etc.) para iniciar el proceso de Digitalización.
Revisión, conocimiento y preparación de los documentos
Esta fase es conocida como Expurgo, puede ser realizada por el cliente o nuestro personal, consiste en recopilar y revisar detalladamente la documentación a digitalizar (de acuerdo a parámetros establecidos por el cliente), identificando claramente los diferentes tipos de documentos a procesar, depurando los expedientes o documentos de información que debe ser excluida, eliminando aquellos objetos que obstaculicen su óptima digitalización, obteniendo solo la información que será sujeta al proceso. De la misma manera se capacita al personal de Arrows para conocer las características de la documentación (tipo, orientación, orden de presentación, etc).
Digitalización
Inicia el proceso de Digitalización física partiendo de los expedientes o documentos que han sido previamente expurgados y entregados para el proceso, se obtienen las imágenes que reciben un proceso de limpieza en caso de que lo necesiten, las cuales son archivadas de acuerdo a los criterios de clasificación establecidos con el cliente, pasando por un segundo proceso de revisión de calidad para asegurar su optima resolución.
Recuperación de Información
Una vez generada la(s) imagen(es) respectivas se recopilan los documentos que dieron lugar a ella(s) para volver a integrarlos como fueron recibidos y con las herramientas que determine el cliente, colocándolos en las cajas/carpetas/bolsas que fueron recibidos.
Entrega de Disco Duro o DVD o en el servidor del cliente (incluyendo documentos digitalizados)
Se realizan revisiones parciales de la documentación para que la entrega final sea más sencilla, almacenando la información en el dispositivo que ha seleccionado el cliente (en caso de ser Servidor o nube se requieren los permisos respectivos)
Devolución de Documentos
Una vez que se ha aceptado la entrega de la Digitalización de toda (o la parcialidad de) la documentación requerida se procede a devolver físicamente las cajas que fueron recibidas por el cliente con el criterio que las proporciono.